Wykaz umów TFG od 1 lipca 2026: co musi zawierać i jak wysłać raport do UFG

Od 1 lipca 2026 każde biuro podróży i organizator turystyki musi prowadzić oraz przekazywać do UFG szczegółowy wykaz umów. To nie kosmetyczna zmiana formularza - zmienia się zakres danych, pojawiają się nowe pola i sztywne terminy, a za ich niedopełnienie grozi nawet wykreślenie z rejestru. W tym przewodniku tłumaczymy, co dokładnie się zmienia, jakie dane musi zawierać wykaz i na trzy sposoby przekazać go do TFG.

Co się zmienia od 1 lipca 2026 roku

Nowelizacja ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (Dz.U. 2025 poz. 1806) zmienia sposób prowadzenia wykazu umów. Od 1 lipca 2026 przedsiębiorca turystyczny musi prowadzić i aktualizować wykaz umów na jeden z dwóch sposobów:

• w systemie teleinformatycznym UFG (Portal TFG) - na bieżąco, wprowadzając umowy zaraz po ich zawarciu, albo
• poza systemem (we własnym programie) - pod warunkiem terminowego przekazywania wykazu do UFG do 14. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Niezależnie od wybranej drogi, każdą zmianę w umowie już przekazanej do systemu trzeba odzwierciedlić w ciągu 14 dni od jej wystąpienia. Co ważne - obowiązek dotyczy wyłącznie umów zawartych od 1 lipca 2026 r. O objęciu umowy wykazem decyduje data jej zawarcia, a nie termin wyjazdu ani płatności.

Konsekwencje zaniechania są realne. Przy braku lub nienależytym przekazywaniu wykazu UFG wzywa do wykonania obowiązku w terminie 14 dni, a po jego upływie może wystąpić do marszałka województwa z wnioskiem o wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru - czyli utratę możliwości prowadzenia działalności. Dlatego wykaz umów to obowiązek „must‑have”, a nie „nice‑to‑have”.

Jakie dane musi zawierać wykaz umów

Wykaz prowadzi się per umowa (nie per uczestnik). Po 1 lipca 2026 r. każda umowa powinna zawierać m.in.:

• numer rezerwacji lub umowy,
• przedmiot umowy - impreza turystyczna czy powiązane usługi turystyczne (nowe pole),
• termin zawarcia umowy oraz termin imprezy/realizacji usługi,
• liczbę podróżnych objętych umową,
• łączną cenę usług - albo poszczególne kwoty, jeśli są w różnych walutach,
• kraj i miejscowość albo kraj i trasę wykonania umowy oraz zakres terytorialny działalności,
• rodzaj środka transportu - ze wskazaniem transportu lotniczego w przewozie czarterowym,
• kody lotnisk (ICAO), jeśli impreza obejmuje przelot,
• terminy i wysokość faktycznie dokonanych przedpłat oraz zwrotów,
• wskazanie, czy przed realizacją przyjmowane są przedpłaty (nowe pole).

Zwróć uwagę, ile z tych pól typowy system rezerwacyjny nigdy nie zapisywał: przedmiot umowy, zakres terytorialny, kody ICAO czy sposób przyjmowania wpłat. To właśnie te „braki” trzeba będzie uzupełnić przed każdą wysyłką.

Trzy sposoby przekazania wykazu do TFG

UFG udostępnia trzy kanały zasilania wykazu. Możesz z nich korzystać zamiennie - np. większość umów wysyłać automatycznie, a pojedyncze dopisywać ręcznie na formularzu.

Sposób 1: Interaktywny formularz w Portalu TFG

Dane wpisujesz ręcznie, pole po polu, na formularzu w portalu. Nie wymaga żadnego dodatkowego oprogramowania ani konta technicznego - korzystasz z dotychczasowego konta. Sprawdza się przy pojedynczych umowach, ale przy większej liczbie staje się żmudny i podatny na pomyłki (każde pole słownikowe trzeba wybrać ręcznie).

Sposób 2: Pliki wsadowe CSV/JSON

Przygotowujesz plik zgodny ze ściśle określoną strukturą i wgrywasz go w portalu. Jeden plik może zawierać do 5000 umów (maks. 10 MB, kodowanie UTF‑8). Ważne ograniczenia:

• format CSV obsługuje wyłącznie umowy z jednym wariantem podróży,
• format JSON obsługuje do 50 wariantów na umowę,
• jeden plik = jeden typ zasilenia (nowe dane, korekta, rozwiązanie albo usunięcie),
• numery umów muszą być uzupełnione i unikatowe, a kody zgodne ze słownikami.

To wygodniejsze niż formularz, ale wciąż Ty odpowiadasz za zbudowanie poprawnego pliku, dopasowanie kolumn i zgodność ze słownikami kodów.

Sposób 3: Integracja przez API

Najbardziej zautomatyzowana droga: Twój system łączy się bezpośrednio z usługami REST API systemu TFG i przesyła wykaz w formacie JSON, bez ręcznego logowania i wgrywania plików. To rozwiązanie „ustaw raz, działa co miesiąc”, ale wymaga przygotowania technicznego - o czym poniżej.

Co jest potrzebne do uruchomienia integracji API

Integracja API to nie samo „włączenie przełącznika”. UFG wymaga spełnienia kilku warunków technicznych i formalnych:

1. 1Konto techniczne. Wniosek składa administrator biura przez Portal TFG - moduł korespondencji, kategoria „Wniosek o konto techniczne”, opatrzona podpisem elektronicznym. Konto jest powiązane z konkretnym przedsiębiorcą (nie ma jednego konta dla wszystkich klientów).
2. 2Certyfikat techniczny (mTLS). Po akceptacji wniosku UFG wystawia certyfikat - przesyłany e‑mailem, a hasło do jego instalacji osobno SMS‑em. Każde połączenie z API odbywa się po TLS z tym certyfikatem.
3. 3Stały publiczny adres IP. Dostęp do API wymaga zgłoszenia do UFG stałego, publicznego adresu IP lub podsieci (maks. /24, z potwierdzeniem własności w bazie RIPE).
4. 4Autoryzacja OAuth2. Logujesz się loginem i hasłem konta technicznego, otrzymujesz access_token ważny 15 minut, który dołączasz do każdego żądania (i odświeżasz przed wygaśnięciem).
5. 5Osobno środowisko TEST i PROD. O dostęp i certyfikat wnioskujesz oddzielnie dla środowiska testowego i produkcyjnego.

Do tego dochodzą wymagania dla samych plików JSON wysyłanych przez API: rozszerzenie .json, kodowanie UTF‑8, nazwa pliku do 49 znaków, rozmiar do 10 MB i maksymalnie 1000 umów w jednym zasileniu.

Najczęstsze powody odrzucenia wykazu

System TFG sprawdza zasilenie w dwóch etapach: walidacja synchroniczna (od razu po wysłaniu - format i struktura pliku, puste lub zduplikowane numery umów) oraz walidacja asynchroniczna (reguły biznesowe, których wynik sprawdzasz, odpytując o status zasilenia). Najczęstsze pułapki:

• błędna struktura lub format pliku JSON (np. data w złym formacie, kwota jako tekst),
• kody niezgodne ze słownikami (kraje, lotniska, waluty, przedmiot umowy),
• przekroczone limity (50 wariantów, 5 zakresów/krajów, 3 środki transportu, 286 wpłat/zwrotów),
• zła kolejność zasileń - kolejne zasilenie dla danej umowy przejdzie dopiero, gdy poprzednie uzyska status „Przyjęte”,
• wysyłka w pętli / zbyt częste odpytywanie o status - grozi zablokowaniem dostępu do API.

W praktyce oznacza to, że bezpieczna wysyłka wymaga walidacji danych zanim trafią do TFG oraz pilnowania stanu każdej umowy, by nie wysłać operacji „nie w kolejności”.

Jak Prosty TFG upraszcza cały proces

Darmowy portal UFG daje pusty formularz i szablon pliku - całą resztę robisz sam, co miesiąc. Prosty TFG bierze na siebie żmudną i ryzykowną część:

• Import danych z Twojego systemu rezerwacji lub Excela - niezależnie od tego, jak wygląda eksport.
• Automatyczne mapowanie kolumn na strukturę TFG, zapamiętane jako profil Twojego biura.
• Uzupełnianie braków, których nie ma w systemie rezerwacji: kody lotnisk ICAO, zakres terytorialny, przedmiot umowy.
• Walidacja pod kątem wszystkich reguł TFG przed wysyłką - żeby plik nie został odrzucony.
• Wysyłka przez API w Twoim imieniu i potwierdzenie przyjęcia, z pilnowaniem właściwej kolejności operacji na umowach.
• Przypomnienia o terminach 14. i 21. dnia miesiąca oraz log wysyłek ze statusami.

Podsumowanie

Od 1 lipca 2026 wykaz umów to twardy, comiesięczny obowiązek z rozszerzonym zakresem danych i realną sankcją za zaniechanie. Masz trzy drogi przekazania go do TFG: formularz, plik wsadowy CSV/JSON oraz integrację API - najbardziej automatyczną, ale wymagającą konta technicznego, certyfikatu i stałego IP, co trwa tygodnie.

Co zrobić już teraz:

1. 1Zdecyduj, czy prowadzisz wykaz w Portalu TFG, czy we własnym systemie z comiesięcznym przekazywaniem.
2. 2Jeśli rozważasz API - złóż w Portalu TFG wniosek o konto techniczne z wyprzedzeniem.
3. 3Sprawdź, których wymaganych pól (ICAO, zakres terytorialny, przedmiot umowy) brakuje w Twoim systemie rezerwacji.
4. 4Zapisz się na listę oczekujących Prosty TFG, żeby wysyłać wykaz automatycznie i na czas.

Masz pytania? Napisz do nas na kontakt@prostytfg.pl.