Terminy TFG 2026: kiedy złożyć wykaz umów i deklarację (kalendarz obowiązków)

Od 1 lipca 2026 biura podróży mają dwa osobne, comiesięczne obowiązki wobec UFG - i dwa różne terminy. Łatwo je pomylić, a spóźnienie bywa kosztowne. Poniżej znajdziesz prosty kalendarz: do kiedy przekazać wykaz umów, do kiedy złożyć deklarację i składkę oraz jak działa zasada 14 dni na zgłaszanie zmian.

Dwa obowiązki, dwa terminy

To są dwie odrębne sprawy - nie zastępują się nawzajem i mają inne terminy:

Wykaz umów to dopiero pierwszy krok - na jego podstawie docelowo będą automatycznie wypełniane deklaracje. Na razie jednak traktuj je jako dwa osobne terminy: 14. i 21. dzień miesiąca.

Wykaz umów: na bieżąco czy do 14. dnia miesiąca?

To zależy od tego, gdzie prowadzisz wykaz:

• w Portalu TFG (system UFG) - dane wprowadzasz na bieżąco, zaraz po zawarciu umowy. Nie czekasz do końca miesiąca;
• poza systemem (we własnym programie) - przekazujesz wykaz do 14. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, według stanu na dzień przekazania.

Niezależnie od wybranej drogi termin deklaracji i składki (21. dzień miesiąca) pozostaje bez zmian.

Pierwszy termin: 14 sierpnia 2026

Obowiązek dotyczy wyłącznie umów zawartych od 1 lipca 2026. Jeśli prowadzisz wykaz poza systemem, pierwszy wykaz - za lipiec 2026 - przekazujesz najpóźniej do 14 sierpnia 2026. Pierwszą deklarację za lipiec składasz do 21 sierpnia 2026.

Co ważne, o objęciu umowy wykazem decyduje data jej zawarcia, a nie termin wyjazdu ani płatności. W praktyce oznacza to, że:

• umowy zawartej w czerwcu 2026 (lub wcześniej) nie przekazujesz - nawet jeśli wpłata lub wyjazd przypadają po 1 lipca;
• umowę zawartą w lipcu 2026 przekazujesz, choćby impreza odbywała się dopiero we wrześniu;
• zmiany w umowach zawartych przed 1 lipca 2026 również nie trafiają do systemu TFG.

Zasada 14 dni: zmiany w przekazanej umowie

Wykaz to nie tylko nowe umowy. Każdą zmianę w umowie już przekazanej do systemu trzeba odzwierciedlić w terminie 14 dni od jej wystąpienia. Najczęstsze przypadki:

• wpłynęła kolejna przedpłata albo nastąpił zwrot wpłaty podróżnemu,
• zmieniła się liczba podróżnych lub zakres usług (np. rozszerzenie ubezpieczenia),
• trzeba poprawić błędne dane, np. termin zawarcia umowy.

Oznacza to dwa rytmy do pilnowania jednocześnie: 14 dni na każdą zmianę w istniejącej umowie oraz 14. dzień miesiąca na komplet nowych umów (gdy prowadzisz wykaz poza systemem).

Kalendarz terminów na drugą połowę 2026

Tak wyglądają terminy dla biura prowadzącego wykaz poza systemem TFG (wykaz do 14., deklaracja i składka do 21. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni):

Brak umów? Deklaracji i tak nie pomijaj

Jeśli w danym miesiącu nie zawarłeś żadnej umowy, wykazu nie uzupełniasz - nie ma czego przekazać. Nie zwalnia Cię to jednak z obowiązku złożenia deklaracji zerowych do TFG i TFP w terminie do 21. dnia miesiąca.

Jak nie przegapić terminu

Dwa terminy w miesiącu, zasada 14 dni na zmiany i sankcja za zaniechanie (wezwanie UFG, a w skrajnym przypadku wniosek o wykreślenie z rejestru) - to sporo do pilnowania. Prosty TFG bierze ten kalendarz na siebie:

• Przypomnienia o terminach 14. i 21. dnia miesiąca - zanim termin minie.
• Pilnowanie zasady 14 dni dla zmian w umowach już przekazanych do TFG.
• Status każdej wysyłki - widzisz, czy wykaz został przyjęty przez TFG, czy wymaga poprawki.
• Wysyłka prosto do TFG w Twoim imieniu, bez ręcznego logowania i wgrywania plików co miesiąc.

Podsumowanie

Zapamiętaj dwie daty: 14. (wykaz umów) i 21. (deklaracja i składka). Pierwszy wykaz - za lipiec 2026 - przekazujesz do 14 sierpnia 2026, a deklarację do 21 sierpnia 2026. Do tego dochodzi 14 dni na zgłoszenie każdej zmiany w umowie już przekazanej. Co zrobić teraz:

1. 1Ustal, czy prowadzisz wykaz w Portalu TFG (na bieżąco), czy poza systemem (do 14. dnia miesiąca).
2. 2Wpisz do kalendarza powtarzalne terminy: 14. i 21. dzień każdego miesiąca.
3. 3Zaplanuj proces zgłaszania zmian w ciągu 14 dni (wpłaty, zwroty, korekty).
4. 4Zapisz się na listę oczekujących Prosty TFG, żeby dostawać przypomnienia i wysyłać wykaz automatycznie.

Masz pytania o terminy? Napisz do nas na kontakt@prostytfg.pl.